MailStorage Server erfüllt die neuen GoBD
Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStorage Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.
Umfassendes Technologiekonzept
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Vollständigkeit der Archivierung |
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Originalgetreue Archivierung |
| MailStorage Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden. | Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. | |
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Manipulationssichere Speicherung |
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Manipulationssichere Exporte |
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Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailStorage Server die archivierten Daten vor Manipulationen. |
Eine kryptografische Signatur, die man exportierten E-Mails hinzufügen kann, stellt sicher, dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben. | |
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Aufbewahrungsfristen |
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Legal Hold |
| Grundsätzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keine E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus kann eine globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfrist definiert werden. | Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden. | |
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Protokollierung |
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Auditor-Zugriff |
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MailStorage Server protokolliert lückenlos alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos. |
Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden. |
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Export |
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E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original. |
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MailStore Add-in für Microsoft Outlook |
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| Das MailStore Add-in integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und kann von allen Anwendern intuitiv genutzt werden. | Über die erweiterte Suche des Outlook Add-ins können auch komplexe Suchabfragen formuliert werden. | |
| MailStore Web Access | ||
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Der responsive MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser – auch über Smartphones und Tablets. |
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